Respalda tus archivos gratis con Google

Respalda tus archivos gratis

Tener un respaldo de tus documentos en un lugar seguro es una prioridad para los negocios hoy en día. Ahora que contamos con conexión constante a internet, podemos hacer uso de varios servicios para asegurarnos de que nuestra información está a salvo.

Muchos negocios pequeños guardan importante información en hojas de cálculo de Excel o documentos de Word en el disco duro. Por lo general lo hacen en la computadora principal del negocio, que suele ser la única, y en el peor de los casos a veces guardan esta información en una memoria usb. Cualquier desperfecto de estos equipos y la información de clientes, facturas y demás documentos pueden perderse para siempre.

Este también suele ser el caso de otras instituciones como iglesias, municipios pequeños, profesionales independientes, etc. La explicación al poco cuidado que se tiene de los datos suele ser que no tienen presupuesto para mejorar sus sistemas de cómputo.

Pero en esta ocasión te vamos a mostrar que no necesitas invertir más dinero para mantener tus datos respaldados. De hecho, ni siquiera es necesario usar una computadora. Lo único que necesitas es una conexión a Internet y una cuenta de Google.

Respalda tus archivos con Google

Puedes abrir una cuenta de Google gratis. Lo más aconsejable es que uses el nombre de tu negocio en lugar de tu cuenta personal. Una vez que hayas hecho esto tendrás acceso a toda la gama de servicios que Google ofrece. Todos son muy útiles para diferentes cosas. Pero los que vamos a analizar hoy son los siguientes:

• Drive
• Backup and sync 
• Docs, Sheets y Slides
• Calendar

Google Drive, tus archivos siempre respaldados

Drive es un servicio que te permite hacer respaldo de tus archivos en la nube gratis. Al ingresar, tienes acceso a almacenamiento gratuito de documentos y cualquier otro tipo de archivo.

Puedes subir tus archivos a través del navegador web, pero lo más práctico es usar un programa que lo haga automáticamente, pero hablaremos de eso en el siguiente punto.

Drive es el punto donde se juntan todas las demás aplicaciones de las que vamos a hablar. La ventaja que tiene sobre otros métodos “de respaldo”es que cada uno de los archivos almacena un historial de versiones que se actualiza al hacer cualquier cambio. Es decir, si haces una modificación o incluso si eliminas un archivo por error, puedes fácilmente volver a una versión anterior o lo puedes sacar de la papelera de reciclaje.

Al usar el servicio te darás cuenta de que funciona igual que cualquier unidad de almacenamiento en tu computadora. Tienes carpetas que pueden contener cualquier tipo de archivo, puedes ver los detalles de cada uno, organizarlos por fecha, nombre, etc.

También puedes compartir archivos y carpetas con otros usuarios de Drive. Ellos pueden tener acceso a editar o solo ver los contenidos de dichos ficheros. Esta es una opción es ideal a tener que configurar una red local entre todos los equipos.

Finalmente, puedes descargar y subir información rápidamente mediante el programa Backup and Sync.

Respalda archivos automáticamente con Backup and Sync

Este pequeño programa disponible para Mac, PC y Linux. Genera una carpeta en tu disco duro donde sincronizará tus archivos de drive automáticamente.

De esta manera subir archivos es solo cuestión de copiarlos en tu carpeta de Drive. El programa detecta cualquier variación dentro del fichero y sube los datos a tu cuenta. También puedes sincronizar cualquier otra carpeta de tus sistema. SOlo debes dar click derecho sobre dicha carpeta y elegir la opción Google Drive > Sincronizar esta carpeta. Ahora tu carpeta estará sincronizada con drive y podrás ver estos archivos en la nube en la sección Computers de Drive.

Este programa se inicia por sí solo al encender tu computadora y monitorea constantemente los cambios que hagas para estar siempre sincronizado con la nube. Así podrás tener todos tus archivos respaldados en cada momento.

Google Docs

Docs es la alternativa gratuita de Google a Microsoft Office. Puedes acceder a esta suit de aplicaciones desde el botón de la esquina superior izquierda de Google drive o entrando directamente a docs.google.com.

Las tres aplicaciones que conforman esta suit son Docs, Slides y Sheets. Que sirven para editar documentos de texto, diapositivas y hojas de cálculo respectivamente. Todas funcionan en el navegador. Por lo que no necesitas instalar nada.

Cuando estés editando un documento te darás cuenta de que todos los cambios se guardan al instante, por lo que hay muy baja posibilidad de que pierdas tu trabajo si hay una falla del equipo. Y si por alguna razón cometiste un error, también puedes volver a versiones anteriores de los documentos y recuperar tu trabajo.

El funcionamiento de estos programas es similar al de los productos de office, por lo que no tendrás mayor problema en aprender a utilizarlo. De hecho, cuando te acostumbres a la paz mental que te da saber que todo tu trabajo está respaldado, es difícil volver a usar los productos de Microsoft.

Organízate con Google Calendar

Google Calendar es sin duda el mejor calendario digital que existe. Y al ser gratuito no existen muchas excusas para no permanecer organizado.

Puedes usarlo para programar eventos que se repiten en el tiempo, para recordarte hacer cobros o pagos mensuales, fechas importantes y para coordinar videoconferencias.

Y si acaso no te gusta su diseño, Calendar se integra con todos los otros calendarios de terceros que existen. Sean estos aplicaciones de escritorio o servicios web. 

Si deseas saber más de cómo organizar tu tiempo con Google Calendar, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre time blocking.

Finalmente, debes recordar que todos estos servicios están disponibles también para teléfonos Apple y Android. Puedes revisar, crear o modificar archivos desde cualquier lugar donde tengas conexión a internet, y hasta donde no la tengas, ya que estos servicios te ofrecen la opción de trabajar archivos sin conexión. Lo único que debes hacer es aceptar cuando una app solicite tu permiso para almacenar ciertos documentos en tu dispositivo. Guardará los cambios que hagas localmente hasta que detecte una conexión a internet y se sincronice con Google Drive.

Esperamos que esta información te sea de utilidad y te ayude a hacer la organización de tu negocio más fácil y segura.